Få skulle acceptera att företaget tillverkar reservdelar som läggs på lagret, och sedan glöms bort. Men när det gäller dokument för arbetsmiljöarbetet så är det inget ovanligt. De hamnar i en pärm eller dokumentmapp på en dator, och glöms bort. Och även i de bästa fall, hanteras den interna informationen i övrigt rörande arbetsmiljöfrågorna tyvärr alltför ofta minst sagt bristfälligt anser vår informationskonsult Kaj Gustavsson.
Vi fortsätter vår påbörjade serie om ”tio år md SAM” med de praktiskt mycket grundläggande frågorna om hanteringen av dokumentation och informationen i arbetsmiljöarbetet.
– Informationen i arbetsmiljöfrågor är faktiskt en knepig uppgift även för den mest fullfjädrade kommunikatör, säger Kaj Gustavsson, informationskonsult hos Arbetsmiljöstrategerna. Lite förenklat kan man säga att dokument som policies och rutiner måste finnas, likaså relevanta kunskaper och hjälpmedel. Men helst ska allt detta inte behöva användas, men alla chefer och medarbetare ska veta att de finns, var de finns och direkt kunna använda dem om något händer.
Kraven finns
Såväl vid allmänna inspektioner som vid utredningar i samband med tillbud och olyckor kontrolleras alltid att det finns dokument och rutiner, att det motsvarar kraven och behoven i verksamheten och hur de efterlevs.
- Tyvärr är den rent praktiska hanteringen av dokumenten fortfarande förvånande bristfällig, konstaterar Kaj. Det är tyvärr inte heller ofta jag möter det systematiska informationsarbete som skulle behövas för att hålla kännedom och kunskaper i ”top of mind” hos medarbetarna.
I några fall har vi träffat arbetsgivare som fått inspektionsmeddelanden om avsaknad av dokumentation trots att de funnits, men bortglömda någonstans berättar Kaj. Ännu värre är förstås att det händer olyckor och tillbud på grund av brister i både hantering och informationen.
Slöseri med resurser
- Tyvärr präglas även denna del av arbetsmiljöarbetet av attityden att ” följa lagen” är ett engångsjobb av papper man någon gång kan behöva visa upp, förklarar Kaj, i övrigt agerar man när det uppstår akuta problem, eller står inför det faktum att en olycka inträffat.
- Men jag tycker att den verkliga poängen för verksamheterna är hur de använder sina resurser, understryker Kaj. Få skulle acceptera att företaget tillverkar reservdelar som läggs på lagret, och sedan glöms bort. Men när det gäller dokument för arbetsmiljöarbetet så är det accepterat. Har man nu en gång lagt ner ett arbete så borde det väl vara rätt självklart att det ska komma till nytta.
Hur det fungerar
- Det finns naturligtvis många arbetsgivare som i all aspekter driver ett bra och systematiskt arbete med sin arbetsmiljö i fokus, konstaterar Kaj. Det finns då oftast ett samband mellan rent affärskritiska risker i själva verksamheten och hur man prioriterar kopplingen till arbetsmiljön. En kemisk industri har självfallet helt andra incitament än ett kontor med tjänsteproducerande konsulter. Hur det fungerar drivs av vilken ”kultur” det generellt finns i den vanliga löpande verksamheten.
Informationen är inget självändamål, den ska fungera som ”smörjmedel” för verksamheten efter dess förutsättningar och mål. Fungerar inte arbetet runt arbetsmiljöfrågorna så gör inte heller informationen det. Och omvänt en enkel och tydlig informationsstruktur bidrar till ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete!
