Att det inte är bra ställt med hur vi använder mejlen som arbetsverktyg visar tyvärr aktuell forskning. Det stressar den enskilde medarbetaren och kan i en eventuellt övrig pressande arbetssituation, bli "droppen över kanten". Det är därför en viktig fråga också i bedömning av arbetsmiljön. Men också förvånande försummad aspekt hur det är ställt med effektiviteten och resursnyttjande i hela organisationen eller företaget.
I dag är e-post en av de viktigaste informationskanalerna inom företag och organisationer, konstaterar fil.dr Eva Sjöqvist i sin forskning om e-postens användning i arbetslivet. Hon disputerade 2008 med en avhandling vid Stockholms universitet. Samtidigt visar hennes resultat att e-post framkallar stress om den används som utskick av alltför mycket och osorterad information.
– Vi behöver framförallt bli bättre på att välja ut vad vi ska mejla, säger Eva Sjöqvist i en kommentar till sin avhandling. I dag använder vi e-post för all möjlig information utan att reflektera över om det är det bästa sättet att nå ut i organisationen. I vissa fall är kanske intranätet bättre, samtidigt som det underlättar för dem som inte behöver ta del av informationen.
En annan stressfaktor är känslan av att vi förväntas svara snabbt. Det kan underlätta om vi anger i mejlet om vi vill ha svar och när vi vill ha det eller om det bara är ren information.
Eva Sjöqvist menar att handledning och utbildning för användare skulle minska de konstaterade negativa effekterna av e-postmediet. De flesta organisationer har ett sådant utbildningsbehov.
